Zollbehörden fordern den IHK-Stempel

Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen

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1. Einführung

Die Zollbehörden vieler Länder verlangen, dass Waren bei ihrer Einfuhr von Ursprungszeugnissen und bescheinigten Handelsrechnungen begleitet werden. Diese Dokumente spielen eine Rolle bei Antidumping-Maßnahmen, dienen der Preiskontrolle, der Überwachung von Einfuhrbeschränkungen und ähnlichen Zwecken.
Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen obliegt in Deutschland den Industrie- und Handelskammern. Die rechtliche Grundlage bildet das Statut für die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen, das am 22. März 2016 von der Vollversammlung der IHK Darmstadt verabschiedet wurde.

2. Ursprungsbestimmung

Ursprungszeugnisse belegen den Ursprung einer Ware. Unternehmen müssen sich also die Frage stellen, in welchem Land ihre Waren hergestellt wurden.
Die Ursprungsbestimmung ist in Artikel 60 Unionszollkodex wie folgt definiert:
(1) Waren, die in einem einzigen Land oder Gebiet vollständig gewonnen oder hergestellt worden sind, gelten als Ursprungswaren dieses Landes oder Gebiets.

(2) Waren, an deren Herstellung mehr als ein Land oder Gebiet beteiligt ist, gelten als Ursprungswaren des Landes oder Gebiets, in dem sie der letzten wesentlichen, wirtschaftlich gerechtfertigten Be- oder Verarbeitung unterzogen wurden, die in einem dazu eingerichteten Unternehmen vorgenommen wurde und zur Herstellung eines neuen Erzeugnisses geführt hat oder eine bedeutende Herstellungsstufe darstellt.
Für bestimmte Warengruppen existieren darüber hinaus besondere Ursprungsregeln bezüglich der Erlangung des nichtpräferenziellen Warenursprungs.
Sogenannte Minimalbehandlungen, wie bloßes Zusammenschütten, Entstauben, Auswechseln von Umschließungen, einfaches Zusammenfügen von Teilen oder das Anbringen von Warenmarken gelten nicht als ursprungsbegründend.
Die Industrie- und Handelskammer gibt hierzu gerne Auskunft.

3. Ausstellen von Ursprungszeugnissen

Ursprungszeugnisse werden ausgestellt, wenn dies von den Zollbehörden des Empfangslandes oder vom Kunden ausdrücklich vorgeschrieben wird. Pro Lieferung gibt es nur ein Ursprungszeugnis. Die Ware muss zu diesem Zeitpunkt versandbereit sein. Es ist der einheitliche Vordruck mit Original und rosa Antrag zu verwenden (erhältlich beim Fachverlag oder bei den IHKs).
Ein Ursprungszeugnis kann sowohl für eigens gefertigte Produkte als auch für Handelswaren ausgestellt werden. Wenn das exportierende Unternehmen nicht selber Hersteller der Ware ist, muss es der IHK den Warenursprung durch geeignete Vorpapiere nachweisen. Dafür kommen in Betracht:
  • Lieferantenerklärungen
  • Ursprungszeugnis (bescheinigt von der zuständigen Behörde)
  • Warenverkehrsbescheinigung EUR 1
  • Rechnung mit unterschriebener präferenzieller Ursprungserklärung
  • Ursprungsnachweis USA
Der Antragsteller hat die zur Prüfung seiner Angaben erforderlichen Auskünfte zu erteilen und gegebenenfalls Einsichtnahme in seine Geschäftsunterlagen zu gestatten. Die IHK kann die Ausstellung eines Ursprungszeugnisses ablehnen, wenn sie die Unterlagen für nicht ausreichend oder unzutreffend hält oder wenn die Auskunft oder Einsichtnahme verweigert wird.
Ursprungszeugnisse sind von den bevollmächtigen Personen des exportierenden Unternehmens zu unterschreiben, das heißt diese Unterschriften müssen bei der IHK hinterlegt sein (siehe Datei "Unterschriftsproben"). Für die Bescheinigung fällt pro Dokument eine Gebühr von 12,00 Euro an. Diese beinhaltet 1 Original und maximal 4 Kopien. Jede weitere Kopie darüberhinaus wird mit 1,00 Euro berechnet.

4. Ausfüllanleitung

Der Vordruck wird mittels EDV oder in Maschinenschrift in einer Amtssprache der Union oder nach den Gepflogenheiten und Erfordernissen des Handels in einer anderen Sprache ausgefüllt. Ursprungszeugnis und Antrag dürfen weder Rasuren noch Übermalungen aufweisen. Änderungen sind so vorzunehmen, dass die irrtümlichen Eintragungen sauber gestrichen und die geänderten Eintragungen hinzugefügt werden. Jede so vorgenommene Änderung muss von der IHK bescheinigt werden. Leerräume sind zu entwerten. Jedes Ursprungszeugnis trägt eine Kennnummer. Falls gelbe Durchschriften verwendet werden, muss diese Nummer in dem entsprechenden Leerfeld auf dem gelben Vordruck eingetragen werden.
Die Felder im Detail
  1. Feld 1:

    Als Name des Absenders muss angegeben sein:
    • im Handelsregister eingetragene Firmen: Firma gemäß Handelsregister;
    • nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende: Vor- und Zuname;
    • Nichtgewerbetreibende: Vor- und Zuname der natürlichen Person oder satzungsgemäße Bezeichnung der juristischen Person.
    Außerdem muss die vollständige Anschrift angegeben sein. Dies kann auch eine Postfachanschrift sein. Der Absender muss in der Europäischen Union ansässig sein.

    Feld 2:

    Hier ist die Adresse des Warenempfängers einzutragen. Dieses Feld ist grundsätzlich auszufüllen. Statt einem namentlich bezeichneten Empfänger ist auch die Angabe "an Order" möglich, in diesem Fall muss jedoch mindestens noch das Bestimmungsland angegeben werden.
  2. Feld 3:

    Hier wird das Herstellungsland der Ware eingetragen. Dabei ist auf die korrekte Bezeichnung zu achten. Ist das Ursprungsland ein EU-Mitgliedsstaat, so ist das Land mit dem Zusatz "(Europäische Union)" einzutragen. Akzeptiert das Empfangsland nur "Europäische Union" als Ursprungsangabe, kann auch dies verwendet werden.
    Keine Ursprungsbegriffe sind BRD, Western Europe oder Hessen, auch dann nicht, wenn dies im Akkreditiv ausdrücklich gefordert ist.
    Bei mehreren Ursprungsländern, kann aus Gründen des Platzmangels ein Verweis auf Feld 6 erfolgen, in dem die Ursprungsländer aufgeführt werden.
  3. Feld 4:

    Wir empfehlen, auf die Beförderungsart (z.B. "Lkw, Schiff, Luftfracht, Bahn, Post) hinzuweisen. Bei einigen Ländern muss sogar der Name des Schiffes bzw. die Flugnummer angegeben werden.

    Feld 5:

    Mögliche Angaben sind die Nummer des Akkreditivs, die Rechnungsnummer oder die Nummer der Importlizenz. Im Falle eines Dreiecksgeschäftes wird hier die Adresse des Rechnungsempfängers eingetragen.
  4. Feld 6:

    Aufzuführen sind
    • Anzahl und Art der Packstücke, wie "1 Karton" bzw. "lose" oder "unverpackt"
    • Auflistung der Produkte unter Verwendung einer fortlaufenden Positionsnummer. Die Warenbeschreibung ist allgemein verständlich vorzunehmen. Phantasiebezeichungen und Markennamen dürfen nur zusätzlich angegeben werden (z.B. Papiertaschentuch "Tempo").
    • Angabe der Ursprungsländer, wenn in Feld 3 darauf verwiesen wurde
    • bei umfangreichen Warensendungen kann ein Sammelbegriff mit Bezug auf einen Anhang verwendet werden, zum Beispiel "Ersatzteile gemäß Handelsrechnung Nr...". Der Anhang muss eine genaue Warenbeschreibung enthalten.
    Weitere Beschreibungen, wie die "Description of goods" oder die Angabe der Zolltarifnummer, sind nicht erlaubt und dürfen nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses genannt werden.
  5. Feld 7:

    Dieses Feld ist stets auszufüllen. Die Mengenangaben können je nach Warenart in kg (Brutto- und/oder Nettogewicht), Liter, Stück, Meter oder Tonne erfolgen. Bei verpackter Ware wird empfohlen, das Brutto- und Nettogewicht der Sendung anzugeben. Auch dann, wenn die Menge schon durch eine andere Maßeinheit bestimmt ist.

    Feld 8:

    Hier erklärt der Antragsteller, ob die Ware "im eigenen Betrieb" oder "in einem anderen Betrieb" hergestellt wurde. Ist nur ein Teil der Ware "im eigenen Betrieb" gefertigt, dann hat der Antrag im Detail zu enthalten, welches Teil wo hergestellt wurde. Als "im eigenen Betrieb" gilt nur die ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung. Falls "in einem anderen Betrieb" angekreuzt wird, sind der IHK immer entsprechende Ursprungsnachweise vorzulegen. Der Antrag bedarf der rechtsverbindlichen Unterschrift.
  6. Feld 9:

    Dieses Feld ist nicht auszufüllen. Der Antragsteller sollte stets mit dem Absender identisch sein. Ausnahmen sind nur nach Rücksprache mit der Kammer möglich.

    Rückseite des Ursprungszeugnisses:

    Eigenerklärungen eines Unternehmens oder sonstige Erklärungen (gemäß Konsulats- und Mustervorschriften) dürfen nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses abgegeben werden. Diese müssen vom Unternehmen rechtsverbindlich unterschrieben und mit dem Firmenstempel versehen werden. Boykotterklärungen sind gänzlich verboten, auch wenn sie im Akkreditiv verlangt werden.
Der Unterzeichner des rosafarbenen Antrages erklärt durch seine Unterschrift, dass ihm folgendes bekannt ist:
Ursprungszeugnisse sind öffentliche Urkunden. Wer schuldhaft bewirkt, dass unrichtige Angaben in einem Ursprungszeugnis bescheinigt werden oder wer schuldhaft falsche Ursprungszeugnisse gebraucht, kann sich einer straf- oder bußgeldrechtlichen Verfolgung aussetzen. Für alle Schäden, die aus vorsätzlich oder fahrlässig gemachten, unrichtigen Angaben entstehen, haftet es ggf. auch bürgerlich-rechtlich. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen ohne Mitwirken der IHK sind Urkundenfälschungen.

Mehrseitiges Ursprungszeugnis

Passt die Warenliste nicht auf ein Ursprungszeugnis, ist grundsätzlich auf eine Rechnung oder einen Lieferschein zu verweisen, auf dem alle Waren mit dem jeweiligen Ursprungsland ersichtlich sind. Dieses Dokument ist bei der Beantragung des Ursprungszeugnisses vorzulegen.
Alternativ dazu kann ein mehrseitiges Ursprungszeugnis ausgestellt werden. Da es keine Fortsetzungsseiten gibt, werden Original und Antrag eines neuen Ursprungszeugnisses dazu verwendet. Die Kennnummern der Ursprungszeugnisse werden gestrichen und durch die Nummer des letzten Ursprungszeugnisses ersetzt. Alle Streichungen und Ergänzungen werden durch das IHK-Siegel bestätigt.
Außerdem wird in Feld 5 der Seite 2 bzw. weiterer Seiten folgendes eingetragen:
Seite 2 zu Ursprungszeugnis Nr. ... (Nr. des UZ der letzten Seite)
Seite 3 zu Ursprungszeugnis Nr. ... (Nr. des UZ der letzten Seite)
usw.
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5. Bescheinigung von Handelsrechnungen

Auch Handelsrechnungen an Kunden im Drittland können von den IHKs bescheinigt werden, wenn dies von den ausländischen Behörden gefordert oder vom Kunden gewünscht ist. In der Regel gehen solche Bescheinigungen mit der Ausstellung eines Ursprungszeugnisses einher. Aufmachung und Anzahl der Rechnungen richten sich nach den ausländischen Vorschriften, die in den „Konsulats- und Mustervorschriften“ zu finden sind. Die Rechnungen müssen rechtsverbindlich unterschrieben sein.

6. Sonstige Bescheinigungen

Neben Ursprungszeugnissen und Rechnungen können außerdem die folgenden Dokumente von der IHK bescheinigt werden:
  • Proforma-Rechnungen, Preislisten, Angebote
  • Frachtrechnungen
  • Einladungsschreiben zur Visa-Erteilung (Einladung eines ausländischen Geschäftspartners)
  • Visaanträge bei ausländischen Botschaften (Ihr Mitarbeiter reist ins Ausland)
  • Verträge (amtliche Beglaubigung nach Rücksprache mit der IHK)
  • Bevollmächtigung von Handelsvertretern
  • Konnossemente (nur, wenn es sich nicht um ein Wertpapier handelt)
  • Force-Majeure-Zertifikate
  • Analysezertifikate
  • Qualitätszertifikate
  • Inspektionszertifikate
  • Gesundheitszertifikate
  • Free-Sales-Zertifikate
  • Halal-Zertifikate
Stand: Mai 2016