Elektronisches Handels- und Unternehmensregister

Müssen Unternehmen künftig alle Dokumente elektronisch einreichen?
Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?
Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?
Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?
Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?
Welche Erleichterungen bringt das elektronische Handelsregister?

Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Konsequenz sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert.

Fragen und Antworten über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sollen Unternehmen helfen, sich auf die Neuerungen einzustellen.

Müssen Unternehmen alle Dokumente elektronisch einreichen?

Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie z. B. Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.

- nach oben -

Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?

Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach” (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet herunter geladen werden: www.egvp.de. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Übermittlung nicht erforderlich. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.

- nach oben -

Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?

Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften „und Co” fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Unterlagen der Rechnungslegung in Word, Excel- oder XML-Format (nicht jedoch im pdf-Format) übermitteln. Weitere Einzelheiten sind unter „www.ebundesanzeiger.de” niedergelegt.

- nach oben -

Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?

Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist sicher die einschneidendste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse zukünftig von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von bis zu 25.000 € kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an. Die Verfahrenskosten in Höhe von 50 € sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, d. h. wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt.

Das ursprünglich von der Bundesregierung in ihrem Regierungsentwurf vorgesehene Bußgeldverfahrens wurde nicht verwirklicht. Die diesbezügliche Kritik der IHK-Organisation fand erfreulicherweise bei den Abgeordneten des Deutschen Bundestages Gehör. Im Rahmen des Bußgeldverfahrens hätten Unternehmen die Zahlung der bis zu 50.000 € hohen Bußgelder auch dann nicht abwenden können, wenn die Dokumente der Rechnungslegung kurz nach Ablauf der Offenlegungsfrist nachgereicht worden wären, da ein einmal verhängtes Bußgeld nach einem eingetretenen Verstoß nicht mehr zurückgenommen werden kann.

Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen (§§ 326, 327 HGB) nur, wie bisher schon, gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie z. B. eine GmbH & Co. KG, nebst Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

- nach oben -

Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?

Auf der Internetseite „www.unternehmensregister.de” werden sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über „www.handelsregister.de” werden zudem die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich 1 €.

- nach oben -

Welche Erleichterungen bringt das elektronische Handelsregister?

Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren schon jetzt erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare zukünftig die persönliche Haftung für die Kostenschuld des anmeldenden Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit, auf einen Kostenvorschuss zu verzichten.

Bei Fragen der Namensgebung im Rahmen der Existenzgründung bieten IHKs zudem für Unternehmen und Notare den Service einer firmenrechtlichen Vorabstellungnahme an, die dann zur Vereinfachung der Arbeit des Registergerichts mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden kann. Die IHK Darmstadt ist zum Start des elektronischen Handelsregisters ebenfalls in der Lage ihre Stellungnahme in elektronischer Form mit digitaler Signatur abzugeben

Das EHUG führt auch Erleichterungen bei den Vorbereitungen von Hauptversammlungen von nicht-börsennotierten Aktiengesellschaften ein. So entfällt zukünftig die Pflicht zur Auslage von Jahresabschluss, Lagebericht und anderer Materialien, wenn diese auf der Internetseite der Aktiengesellschaft bekannt gemacht worden sind.

- nach oben -

Stand: Januar 2011