Rechtssicherer E-Mailverkehr

• Was ist De-Mail?
• Welche Vorzüge hat De-Mail?
• Wie bekomme ich meine De-Mail-Adresse? 
• Was muss ich technisch vorbereiten?
• Was kostet De-Mail?

Was ist De-Mail?

Eine E-Mail ermöglicht das Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet. Mit De-Mail erfolgt diese Prozedur rechtsverbindlich und vertraulich. Es handelt sich um eine Technik, die die Daten unabhängig von der normalen E-Mail-Versendung überträgt. Die Inhalte und Anhänge einer De-Mail können auf ihrem Weg durch das Internet weder mitgelesen noch verändert werden. Denn abgesicherte Anmeldeverfahren und Verbindungen zu dem Provider sowie verschlüsselte Transportwege zwischen den Providern sorgen für einen verbindlichen Versand und Empfang von De-Mails.

Die Identität der Kommunikationspartner sowie die Zustellung der De-Mails können nachgewiesen werden. Zudem gibt es die Option, Versende- und Empfangszeitpunkte einer De-Mail zu protokollieren, wodurch sich De-Mail grundlegend von einer herkömmlichen E-Mail unterscheidet.

De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation im Vergleich zur herkömmlichen E-Mail und hilft zudem, Spam und Phishing zu vermeiden.

Welche Vorzüge hat De-Mail für Unternehmen?

Zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen werden vertrauliche Unterlagen zwischen Unternehmen sowie zwischen Verwaltungen und Unternehmen meistens per Post ausgetauscht. Denn die normale E-Mail ist nicht sicherer als eine Postkarte. De-Mail verschafft nun einen verlässlichen Übertragungsweg, der eine vollständige elektronische Bearbeitung bei juristisch relevanten Arbeitsschritten ermöglicht. Das betrifft die Übersendung von Unterlagen, den Nachweis des Zugangs und die Identifizierung des Absenders und des Empfängers.

Unternehmen sparen so Zeit und Kosten. Denn der Bearbeitungsaufwand sinkt durch den Wegfall von Druck-, Kuvertier-, Frankier- und Zustellarbeiten erheblich. Zudem kann medienbruchfrei die elektronische Dokumentenablage genutzt werden, so dass sich auch Aufbewahrungskosten gegenüber der Verwaltung von Papierbeständen stark reduzieren.

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Wie komme ich an eine De-Mail-Adresse?

Momentan bieten die Deutsche Telekom, GMX, T-Systems und WEB.DE De-Mail-Adressen für Bürger, Unternehmen und Behörden an. Der Providerkreis wird sich voraussichtlich noch vergrößern, wenn sich nach Erlass des De-Mail-Gesetzes weitere Anbieter akkreditieren lassen.

Für Privatpersonen besteht bereits seit Mitte Juli 2010 die Möglichkeit, sich registrieren zu lassen. Notwendig ist eine persönliche Anmeldung und Identifizierung, z. B. über das Postident-Verfahren, bei dem ein Mitarbeiter der Deutschen Post die Identität überprüft. Bei juristischen Personen muss z. B. ein Registerauszug vorgelegt werden. Danach erteilt ein Provider die De-Mail-Adresse, die ähnlich wie eine herkömmliche Mailadresse aufgebaut ist. Für Privatpersonen kann die De-Mail-Adresse z. B. hans.mustermann@t-online.de-mail.de lauten, für Unternehmen z. B. einkauf@firma-muster-mann.de-mail.de, für Behörden z. B. abfallwirtschaftsbetrieb@musterstadt.de-mail.de.

Was muss ich technisch vorbereiten?

De-Mail setzt ausschließlich auf Standardtechnologien und reduziert damit die notwendigen technischen Schnittstellen auf ein Mindestmaß. Aufgrund der Infrastrukturneutralität der De-Mail ist keine zusätzliche Hard- und Software erforderlich. De-Mail passt sich an die vorhandene EDV-Umgebung an. Ein Webbrowser und eine Verbindung ins Internet reichen aus, um De-Mails absenden und empfangen zu können. Um in vielköpfigen Institutionen das Arbeiten mit De-Mail komfortabler zu machen, ist allerdings die Installation eines Gateways sinnvoll. Jede De-Mail ist dann in die vorhandene Mailsoftware (z. B. Lotus Notes) integrierbar.

Was kostet De-Mail?

Jeder De-Mail-Provider legt die Preise im Wettbewerb um die Kunden selbst fest. Hier gibt es keine staatlichen Vorgaben.

Wir danken dem Deutschen Industrie- und Handelskammmertag (DIHK) für die freundliche Überlassung des Merkblattes.

Stand: Mai 2012

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