Meldepflichten des Arbeitgebers bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses

Meldepflichtiger Personenkreis
Adressat der Meldungen
Meldefristen
Form der Meldungen
Maschinelles Meldeverfahren ab 01.01.2006 Pflicht
Besonderheiten: Meldung für geringfügig Beschäftigte
Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Sozialversicherungsausweis
Beitragsentrichtung zur Unfallversicherung

Wer erstmalig Arbeitnehmer einstellt, sollte sich rechtzeitig über seine Meldepflichten im sozialversicherungsrechtlichen Beitragsrecht informieren. Wird eine Meldung vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht, nicht rechtzeitig, nicht richtig oder nicht vollständig abgegeben, ist dies ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße geahndet werden. Zur Erstattung der Meldungen ist der Arbeitgeber also gesetzlich verpflichtet.
Rechtsgrundlage für die Arbeitgebermeldungen ist § 28a SGB IV. Zweck der Meldungen ist es, den Sozialversicherungsträger vom Entstehen der Versicherungspflicht in Kenntnis zu setzen und ihm so die Möglichkeit zu geben, die Beitragsabführung zu überwachen und abgeführte Beiträge dem einzelnen Versicherten zuzuordnen.

Meldepflichtiger Personenkreis

Bei der Einstellung sind anzumelden:

• Arbeitnehmer, die in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung pflichtversichert sind (Regelfall)
• Arbeitnehmer, die wegen des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind
• Arbeitnehmer, die Altersrente beziehen und für die deshalb unter Fortbestand der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung der eigene Beitragsanteil zur Rentenversicherung entfällt und insoweit nur der Arbeitgeberanteil zu entrichten ist.
• Arbeitnehmer nach Vollendung des 65. Lebensjahres, für die zur Arbeitslosenversicherung kein Arbeitnehmeranteil zu entrichten ist, im übrigen die Beitragspflicht weiter besteht.
• Arbeitnehmer in Altersteilzeit
• Arbeitnehmer, die eine geringfügige und versicherungsfreie Beschäftigung ausüben (hier gelten Besonderheiten, s.u.)
• Studenten, die während ihres Studiums eine Beschäftigung ausüben, die die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet (Rentenversicherungspflicht)''
  

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Adressat der Meldungen

Adressat der Anmeldung ist grundsätzlich die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle. (Ausnahme: sog. Minijobs, s. u.).

Für die Anmeldung ist es daher erforderlich, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber gleich zu Beginn der Beschäftigung (spätestens 2 Wochen nach deren Beginn) eine Mitgliedsbescheinigung vorlegt.

Legt der Arbeitnehmer nach Ablauf von 2 Wochen keine Mitgliedsbescheinigung vor, meldet der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse an, bei der er zuletzt versichert war. Der Arbeitgeber muss einen neu Eingestellten daher stets befragen, bei welcher Krankenkasse zuletzt eine Versicherung bestanden hat. Der Arbeitnehmer ist zur Auskunft verpflichtet!

Bestand zuletzt keine Krankenversicherung, wählt der Arbeitgeber selbst eine Krankenkasse aus, wodurch der Arbeitnehmer dieser Kasse zugewiesen wird. Über die gewählte Krankenkasse muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unterrichten!

Meldefristen

Seit der Lockerung der Meldefristen ist die Anmeldung bei der Krankenkasse mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung abzugeben (§ 6 DEÜV) und nicht bereits binnen zwei Wochen nach Beginn der Beschäftigung. Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich; Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich. Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer zu beantragen.

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Form der Meldungen

Für die Abwicklung des Meldeverfahrens ist eine bestimmte Vorgehensweise zu beachten. Arbeitgeber sind unter anderem verpflichtet, jeden einzelnen Arbeitnehmer zu melden und die Höhe der geleisteten Abgaben nachzuweisen. Hierfür benötigen die Arbeitgeber eine achtstellige Betriebsnummer. Ist eine Betriebsnummer noch nicht zugeteilt, so muss sie bei der für den Betriebssitz zuständigen Agentur für Arbeit beantragt werden.

Die Meldungen können manuell auf Vordrucken der Einzugsstelle oder maschinell erstattet werden.

Maschinelles Meldeverfahren ab 01.01.2006 Pflicht

Achtung: Ab dem 1. Januar 2006 dürfen die Meldungen zur Sozialversicherung nur durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen abgegeben werden. Die bisher möglichen Meldungen in Papierform gehören dann endgültig der Vergangenheit an.

Wird im Unternehmen bereits ein Computerprogramm zur Meldung eingesetzt, muss geprüft werden, ob dieses Programm das Zertifikat „Systemuntersucht” von der ITSG erhalten hat. Die ITSG ist die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung und allein zuständig für die Systemuntersuchung.

Arbeitgebern, die bislang in Papierform gemeldet haben bzw. kein systemgeprüftes Programm einsetzen, steht als Alternative die maschinelle Datenübertragung mit Hilfe einer EDV-gestützten Ausfüllhilfe zur Verfügung. Hierzu bieten die Spitzenorganisationen der gesetzlichen Krankenversicherung die kostenlose Software sv.net an, mit dem die verschlüsselte Datenübertragung vorgenommen werden kann. Arbeitgeber erhalten die Anwendung kostenlos unter folgender Adresse:

ITSG
Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen
Krankenversicherung GmbH
Postfach 500152
63094 Rodgau
Tel.: 06106 266 5970

oder Im Internet unter www.itsg.de

Damit besteht die Möglichkeit, Meldungen direkt am PC auszufüllen. Die manuell zu erfassenden Daten werden plausibilitätsgeprüft; unlogische Erfassungen sind somit ausgeschlossen.

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Besonderheiten: Meldung für geringfügig Beschäftigte

Das Sozialgesetzbuch unterscheidet zwischen zwei Arten von sog. „Minijobs”:

• der geringfügig entlohnten Beschäftigung (sog. 400-Euro-Job) und
• der kurzfristigen Beschäftigung

Minijobs sind geringfügig entlohnt, wenn der monatliche Verdienst die Höchstgrenze von 400 Euro nicht überschreitet. Ein kurzfristiger Minijob liegt vor, wenn die Beschäftigung in einem Kalenderjahr auf zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage befristet ist.

Minijobs sind sozialversicherungsfrei, d.h. sie begründen keinen eigenen Sozialversicherungsschutz. Sozialversicherungsfreiheit ist aber nicht gleichbedeutend mit Beitragsfreiheit: Während die 400-Euro-Jobs der Beitragspflicht in der Kranken- und Rentenversicherung unterliegen (pauschal 28 % des Arbeitsentgelts sind vom Arbeitgeber zu entrichten), sind die kurzfristigen Minijobs unabhängig von der Höhe des Entgelts beitragsfrei. Für die Bereiche der Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen bei Minijobs generell keine Beiträge an. Allerdings unterliegen beide Beschäftigungsarten der Steuerpflicht (pauschal 2% bei 400-Euro-Jobs bzw. 25 % bei kurzfristigen Beschäftigungen).

Seit April 2003 ist die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zentrale Einzugs- und Meldestelle für geringfügige Beschäftigungen. Auskünfte zum Meldeverfahren erhalten Sie im Internet unter www.minijobzentrale.de oder beim Service-Center der Minijob-Zentrale unter der Telefonnummer 01801 200 504.

Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Sozialversicherungsausweis

Der Sozialversicherungsausweis wird für jeden Arbeitnehmer ohne besonderen Antrag von Amts wegen vom Rentenversicherungsträger ausgestellt. Das geschieht bei erstmaliger Vergabe einer Versicherungsnummer, also bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung im Inland. Jeder Beschäftigte ist verpflichtet, den Sozialversicherungsausweis bei Beginn der Beschäftigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Für den Arbeitgeber besteht die Verpflichtung, sich den Sozialversicherungsausweis vorlegen zu lassen.

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Beitragsentrichtung zur Unfallversicherung

Beiträge zur Unfallversicherung sind vom Unternehmer direkt an die zuständige Berufsgenossenschaft zu zahlen. Die Beiträge sind allein vom Arbeitgeber aufzubringen. Zum Nachweis der Arbeitsentgelte versenden die Berufsgenossenschaften um die Jahreswende ein Lohnnachweisformular, das vom Unternehmer innerhalb einerbestimmten Frist auszufüllen ist. Der auf Grundlage des Lohnnachweises erstellte Beitragsbescheid wird regelmäßig im April versandt.

Die Berufsgenossenschaften sind nach Branchen, teilweise auch regional gegliedert. Eine Übersicht findet sich hier:

Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
Alte Heerstraße 111
D-53754 Sankt Augustin
Telefon: 02241 231-01
Telefax: 02241 231-1333
E-Mail: info@dguv.de
Internet: www.dguv.de

Auskünfte erteilt die BG-Infoline unter der Tel. 01805-188088.

Stand: November 2011